09 jun Bankfiler ska sparas – styrelse och ledning har ansvaret

Många har undringar kring bankfiler och hur de fungerar. Vi bad Marika Löthwall, redovisningschef på Mazars i Stockholm, om hjälp med några frågor. Alla filer måste sparas på ett korrekt sätt. Ansvaret ligger hos styrelse och ledning.

Först något om vad en bankfil är:

Inom redovisning används bankfiler för att till exempel ladda upp löneutbetalningar till anställda i företaget. Detta för att slippa lägga in löneutbetalningarna en och en.

På det här sättet minskar också risken för fel.

Det här gäller också för betalningar av leverantörsfakturor. På ett enkelt sätt kan man lägga samman flera betalningar i en fil och skicka dem tillsammans till banken. På det viset får man också en återrapporteringsfil i retur.

Det här gör också att man slipper göra arbetet flera gånger.

Det är också möjligt att läsa in inbetalningsfiler för de kundfakturor som har betalats in på bankkontot.

Behöver man arkivera bankfilerna efter att man läst in dem i bokföringssystemet?

Bankfiler räknas som räkenskapsmaterial och bokföringslagen säger att underlaget för verifikationen ska bevaras i sin ursprungsform.

Därför är det viktigt att kontrollera med sin systemleverantör att systemet har möjlighet att arkivera denna information. Om det inte är så ska företaget spara filerna separat.

Hur lång är arkiveringstiden?

Även räkenskapsinformation i elektronisk form ska bevaras under hela arkiveringstiden. Informationen ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Vem bär ansvaret för att arkivera filerna?

Företagsledningen och styrelsen har det slutliga ansvaret för att räkenskapsmaterialet arkiveras på ett korrekt sätt.

Redovisningskonsulten har ett ansvar att informera sin kund om gällande lagar och regler.

Om banken sköter arkiveringen – vad händer om man byter bank?

Företagsledningen och styrelsen kan inte delegera ansvaret att arkivera till banken. Om filerna sparas på banken är det viktigt att se till att man kan få tillbaka filerna om man byter bank. Man måste också vara säker på att man kan öppna filerna när det behövs.

Räcker informationen i filen som underlag för att följa bokföringslagen eller måste man komplettera med någon form av underlag?

Den information som kommer med i filen är den information som krävs för att räknas som en verifikation. Någon komplettering utöver den informationen behövs inte.

Många tycker att det är svårt att tyda innehållet i bankfilerna. Kan man lita på att bankfilen innehåller det som krävs enligt bokföringslagen?

Ja, om filen inte innehåller rätt information får man en varning och då behöver man kontrollera vad som kan ha gått fel.

Innebär filhantering att allt manuellt arbete försvinner i samband med in- och utbetalningar?

I den bästa av världar, ja. Men så är det sällan i verkligheten. Det kan behövas kontroller och justeringar. Det kan säkert också hänga samman med vilket system man använder, hur långt man har kommit inom systemutveckling och hur samarbetet med bankerna fungerar.

Vad är särskilt viktigt att tänka på?

Det här är viktiga frågor och det är inte alls självklart hur hantering och arkivering ska göras. Många är osäkra när det gäller hur bankfiler ska hanteras för att uppfylla kraven i bokföringslagen. Det är viktigt att redovisningskonsulter hjälper till så att det blir rätt.

Björn Dickson